Produtividade: quais são os benefícios do Google Workspace?

Google Workspace ganhou impulso durante a pandemia por conta do trabalho remoto

O Google Workspace ganhou impulso em 2020, em meio à pandemia de covid-19, que teve como resultado o trabalho remoto, imposto pelo isolamento social.

A plataforma de ferramentas foi criada a partir do G Suite e do Google Apps. A nova plataforma integrou uma série de recursos dedicados à produtividade, como Docs, Agenda (Calendar), Chat e Meet, além de Gmail.

O serviço permite a elaboração de documentos colaborativos, por diversos membros de uma equipe trabalhando a distância, mas conectados por videoconferência e salas de bate-papo, de forma totalmente acessível.

Os aplicativos podem ser acessados por desktop, laptop e dispositivos móveis, assim como smartphone e tablet.

A equipe do Google trabalha constantemente em novas atualizações para deixar o serviço ainda mais rápido e eficiente. Além disso, a empresa permite a colaboração externa.

O marketplace do Google Workspace engloba mais de 5 mil apps públicos que foram baixados mais de 5 bilhões de vezes por mais de 3 bilhões de usuários.

Quais são as ferramentas do Google Workspace?

As ferramentas do Google Workspace variam de acordo com os planos e as configurações.

No entanto, a maioria das edições da plataforma conta com as seguintes ferramentas de organização e produtividade:

• Gmail — uma conta privada do Gmail para e-mail de forma personalizada;

• Calendar — agenda sincronizada para desktop, web e dispositivos móveis;

• Meet — chamadas de conferência de áudio e vídeo em grupo;

• Chat — mensagens instantâneas para equipes e indivíduos;

• Drive — armazenamento em nuvem privada com unidades compartilhadas, pastas e recursos de organização;

• Docs — documentos de texto colaborativos com suporte para imagens e edição em tempo real;

• Sheets — planilhas colaborativas hospedadas na nuvem;

• Slides — ferramentas de apresentação para reuniões e administração de negócios;

• Forms — formulários personalizados e pesquisas para coletar informações comerciais;

• Keep — ferramentas de anotações colaborativas para acompanhar listas de tarefas;

• Sites — sites colaborativos que podem ser criados por várias pessoas;

• Jamboard — quadro branco virtual para desenho e criação de ideias em equipe.

Dependendo do plano escolhido para o Google Workspace, os usuários podem usar recursos adicionais ou complementos para equipes e acesso individual.

Em alguns casos, esses recursos podem exigir novas compras e assinaturas de serviços do Google, como:

• Cloud Search — pesquisa abrangente no Google Workspace;

• Vault — ferramentas de retenção de dados e recursos de eDiscovery para conformidade;

• Voice — sistemas de telefone virtual de negócios para discagem externa e interna;

• Apps Script — ferramentas e aplicativos de automação de processos de negócios;

• Appsheet — desenvolvimento de aplicativos sem código para desenvolvedores;

• Classrooms — espaços de aprendizagem dedicados para alunos e professores;

• Domains — domínios registrados com recursos integrados do Google Workspace.

Veja as melhores ofertas para o registro de domínio do seu site!

Quais são os benefícios do Google Workspace?

O Google Workspace promove maior integração entre as equipes, e dessa forma acaba gerando maior produtividade para o negócio.

A principal vantagem é oferecer um kit de ferramentas para facilitar o trabalho remoto, a partir da integração, e da sincronização, assim como o compartilhamento de documentos e informações.

A plataforma oferece economia substancial de tempo, já que dois ou mais colaboradores podem acessar e editar o mesmo documento de forma simultânea, em uma reunião remota, sem a necessidade de gastar tempo com deslocamentos.

Os arquivos são armazenados em nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar ou dispositivo.

Como funciona o Workspace do Google?

O Google Workspace funciona como um escritório digital. O kit de ferramentas oferece comunicação eficaz, reúne equipes e aprimora os produtos do Google usados com frequência no fluxo de trabalho, impulsionando a produtividade.

Por isso, o serviço está ganhando força em pequenas equipes e startups ao facilitar o gerenciamento de projetos.

O conjunto de aplicativos de comunicação e produtividade pode ser usado também por grandes empresas, corporações, indivíduos, organizações sem fins lucrativos e de educação.

Cada perfil de usuário tem um plano próprio, com recursos adequados à necessidade e custo baixo. Confira:

1. Starter

A empresa tem um e-mail personalizado com ferramentas de segurança agregadas e além disso pode fazer videochamadas com até 100 participantes. O plano inicial permite armazenamento de 30 GB no serviço de nuvem.

2. Standard

O plano, além de oferecer e-mail com segurança, permite videochamadas com 150 participantes e gravação. O armazenamento é ampliada para 2 TB por usuário do Google Workspace.

3. Plus

Os negócios com presença digital mais forte podem contar com um sistema para buscar, localizar e reter dados digitais.

As videochamadas podem agregar 500 colaboradores e contam com gravação e controle de participação. O plano tem armazenamento de 5 TB e vem com Google Vault, que permite exportar dados.

4. Enterprise

É o pacote completo de ferramentas do Google Workspace que traz recursos úteis como cancelamento de ruído e transmissão ao vivo da videochamada pelo YouTube em um link exclusivo para convidados.

Oferece armazenamento ilimitado na nuvem, assim como controles avançados de segurança, gerenciamento e compliance.

Como trabalhar no Google Workspace?

O Google Workspace oferece um pacote completo de ferramentas. Cada aplicativo tem funcionalidades e características próprias, portanto o ideal é conhecer o panorama completo das aplicações e a forma como elas estão integradas. Para isso, a própria plataforma oferece treinamento básico de uso.

Por exemplo, o Forms permite a coleta de dados a partir de formulários. Desse modo as informações ficam armazenadas no Drive e podem ser visualizadas em formato de planilha no Sheets.

Além disso, os resultados podem virar apresentações compartilhadas em videoconferências.

Qualquer negócio com uma conta Gmail pode ter acesso às ferramentas básicas. No entanto, o ganho de produtividade das organizações é impulsionado pelas aplicações mais avançadas, que são pagas e têm valor bastante acessível, inclusive para pessoas físicas.