Será que vale a pena ter um e-mail profissional ou e-mail gratuito já no início do seu projeto? As vantagens e desvantagens vão além das questões financeiras. Confira!
Quem começa um negócio no meio digital precisa tomar muitas decisões sobre quais investimentos serão feitos e em quais momentos. Algumas ferramentas gratuitas, como as contas de e-mail, são capazes de resolver a rotina da pessoa física.
Mas, quando se trata de uma marca, a conta de e-mail é mesmo o melhor lugar para economizar? Será que vale a pena ter um e-mail profissional ou ter um e-mail gratuito?
Hoje, vamos falar sobre o papel do e-mail profissional em um negócio, com destaque para as diferenças entre um e-mail com domínio próprio e com domínio de terceiros (contas gratuitas). Acompanhe o nosso artigo!
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Contas de e-mail ainda são importantes?
Vira e mexe essa pergunta surge, principalmente para quem está se profissionalizando no digital e já resolveu muita coisa por meio das mensagens diretas em redes sociais.
Apenas para fins didáticos, vamos relembrar que o e-mail é um endereço de correio, mas eletrônico. Qualquer cadastro digital pede uma conta de e-mail. E se você fez o login por meio da sua rede social, seu perfil dentro dela tem um endereço de e-mail. Não tem como fugir.
Uma marca, invariavelmente, precisará de e-mails específicos para segmentar suas comunicações ou, no mínimo, um endereço contato@ e um outro com o nome da pessoa@ à frente do negócio, por exemplo.
O que o domínio de e-mail profissional fala sobre o seu negócio?
Quem compra ou faz negócios por meios digitais presta atenção em todos os detalhes para evitar fraudes: observa a forma como o conteúdo foi escrito, o visual e, sobretudo, de qual e-mail a comunicação partiu.
Muitos negócios fraudulentos utilizam domínios de e-mail completamente desconhecidos ou gratuitos, tornando-se um forte marcador de problema para quem está diante de uma oferta com essas características.
Só de olhar a linha de remetente e ver um e-mail completamente desconhecido, com domínio gratuito ou ininteligível, essa comunicação vai direto para a lixeira, sem nem ser aberta. Quem nunca?
Um negócio em fase de crescimento precisa transmitir credibilidade e alcançar mais pessoas, situação completamente oposta de ter um e-mail indo direito para o lixo eletrônico. Aliás, em alguns casos, a própria ferramenta do e-mail pode filtrar a mensagem direto para a caixa de Spam, sendo o domínio um fator determinante nesse direcionamento.
Leia: O que é Spam nas estratégias de e-mail marketing?
Diferenças básicas entre um domínio de e-mail próprio e gratuito
Vamos pensar em uma marca que começou como deu – e isso é algo que incentivamos aqui: faça o melhor com o que você tem no momento.
O site da marca está com um domínio gratuito, que leva o nome da empresa que o hospeda: sua marca.blogger, WordPress ou qualquer outra. O e-mail também está com um domínio gratuito e diferente do domínio do site.
Além disso, o nome do e-mail “profissional” precisou vir acompanhado de números ou outros símbolos, porque já havia mais uns outros dez quase iguais – também diferenciados por um caráter especial.
Essa salada mista não é nada saudável para um negócio que deseja expandir e afeta significativamente a confiança de quem consome, da mesma forma que prejudica o reconhecimento da marca. E nem vamos entrar no detalhe de como o algoritmo lê tudo isso, mas adiantamos que não é com bons olhos.
Vamos comentar quatro pontos em que o e-mail profissional com domínio próprio ajuda o negócio.
1- Credibilidade
A boa comunicação de uma marca não é mero detalhe: ela um dos principais fatores que sustentam a credibilidade.
Pensando no cenário da história que contamos, a escolha entre os primeiros investimentos fica clara. Para acabar com o ruído na comunicação digital, melhorar a leitura dos algoritmos e construir boa reputação, é necessário adquirir um domínio próprio, o que resolve tanto o endereço do site quanto dos e-mails profissionais.
A Locaweb acompanha muitas marcas e entende como as coisas começam. Por essa razão, oferecemos o domínio web gratuito por um ano em muitos dos nossos produtos – inclusive o e-mail.
Isso porque o e-mail é uma ferramenta poderosa de comunicação digital, mesmo com o site ainda em construção.
Aliás, o e-mail profissional com domínio próprio vai ajudar a marca a fazer sua campanha de lançamento do site e se comunicar com fornecedores e clientes, ao mesmo tempo em que vai sendo reconhecida por seu nome.
As pessoas e parceiros de negócios olharão diferente para a marca, percebendo nela seu compromisso com organização e profissionalismo.
2- Gerenciamento
Quem está à frente de um negócio pequeno ou médio precisa fazer mais com menos. Muitas vezes, são apenas dois braços para dar conta de abraçar um mundo de coisas. Portanto, é preciso contar com toda e qualquer ferramenta de gerenciamento ao alcance.
Se pensamos na fase de profissionalização digital, haverá muita coisa acontecendo ao mesmo tempo, principalmente demandas vindas por e-mail. Imagine ter uma conta de e-mail gratuita para cada necessidade e abri-las, uma a uma, para resolver assuntos específicos?
Para ganhar produtividade e minimizar erros, é preciso evitar atividades complexas, com muitos processos, abas e cliques. Isso mais confunde do que ajuda.
Um e-mail profissional oferece a flexibilidade do acesso a um painel de controle. A empresa que proverá o domínio próprio deve permitir o acesso centralizado dos e-mails por meio de qualquer dispositivo, seja smartphone, tablet ou laptop.
O e-mail Locaweb oferece um painel de controle dinâmico e fácil de administrar. A interface foi pensada para ser amigável, tirando a complexidade de quem não tem tempo para se preocupar com um monte de cliques. Além disso, a ferramenta é responsiva, se adaptando a diversos tamanhos de telas.
3- Configurações
Ao adquirir um e-mail profissional com domínio próprio, o painel de controle passa a ser controlado por um login de administração.
Esse login configura as permissões de uso de outros logins, escolhendo as ações feitas dentro do painel, como alterar filtros e outros marcadores de e-mail já criados.
4- Segurança
E-mails profissionais contam com recursos de segurança importantes oferecidos pelos provedores. É essencial que a empresa provedora do e-mail garanta segurança contra os ataques de cibercriminosos, recebimento de vírus ou spam.
A Locaweb, além de oferecer funcionalidades como antivírus e antispam, assegura que suas contas de e-mail fiquem longe do ataque de hackers e outros golpes.
Providenciamos atualizações automáticas desses recursos, mapeando e bloqueando arquivos e mensagens suspeitas. A segurança é assunto sério por aqui.
Aprenda a tirar o máximo das funcionalidades de um e-mail
Um e-mail profissional oferece uma série de recursos com ótimo potencial para aumentar a eficiência de quem empreende, mas nem sempre quem contrata explora suas possibilidades.
É importante não desperdiçar seu investimento e focar em dominar qualquer ferramenta ao seu alcance, principalmente quando ela ajuda a ganhar tempo.
Vamos falar sobre funcionalidades essenciais oferecidas por um e-mail profissional.
Filtros de mensagens
Os filtros de mensagens assumem a função de secretariar quem empreende. Uma das principais vantagens é que os filtros obedecem parâmetros muito objetivos, ajudando a distribuir precisamente os e-mails que chegam.
É possível criar pastas específicas e gerar um filtro para direcionar determinados e-mails para dentro delas. Por exemplo, crie uma pasta com o nome Fornecedores e configure um filtro com os e-mails dos fornecedores apontados para caírem nessa pasta.
Os filtros também podem ser feitos por assunto e domínio, entre outros. Quanto mais os filtros forem específicos a cada necessidade, mais organizada será a rotina de quem administra o painel de e-mails.
Indicação de recebimento e leitura
Muitas vezes é necessário fazer o controle de quais pessoas receberam e leram um e-mail. Isso aumenta a assertividade na comunicação e auxilia o follow up no dia a dia.
Uma conta profissional de e-mail permite configurar avisos de recebimento e leitura, disparando notificações das ações assim que elas são tomadas.
Assinaturas de e-mail
A personalização da assinatura de e-mail é outro marcador de profissionalização oferecido pelos e-mails próprios. Outra vantagem é poder configurar múltiplas assinaturas, adequadas a situações e e-mails distintos.
Respostas automáticas
Para quem envia um e-mail para uma empresa, é importante entender os prazos de resposta. As respostas automáticas servem para ajudar a alinhar a expectativa de resposta e podem ser configuradas de uma maneira geral ou mesmo em situações específicas, como aviso de ausência em caso de férias ou e-mail recebido fora do horário de atendimento.
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