Comunicação no trabalho: dicas para melhorar a sua!

Uma boa comunicação no trabalho remoto, presencial e híbrido é essencial para garantir bons resultados.

Uma boa comunicação é essencial para garantir resultados em uma equipe, e saber como fazer isso de forma eficiente é um dos segredos de profissionais de sucesso. De acordo com um relatório do GPTW, a adoção de novos modelos de trabalho e a comunicação interna foram os principais desafios enfrentados por lideranças em 2022.  

A pesquisa mostrou a importância de estabelecer rituais e meios de troca entre as pessoas nas empresas, afinal, a flexibilização do horário de trabalho torna ainda mais necessário que os times desenvolvam a capacidade de se comunicar bem. Além disso, a comunicação é um dos recursos mais indicados para fortalecer a cultura organizacional. 

Neste artigo, compartilhamos algumas dicas de como e por que aprimorar sua comunicação no trabalho. Confira a seguir!   

Por que é importante ter uma boa comunicação no trabalho?  

Ter uma boa comunicação no trabalho é uma das melhores formas de aprender e estimular a colaboração e a produtividade. As trocas são essenciais não só para atingir resultados de um trabalho em equipe, mas também para o desenvolvimento profissional de cada integrante. 

A comunicação no trabalho também exige rituais síncronos ou meios assíncronos para falar sobre projetos, enviar e receber feedbacks e compartilhar dificuldades e aprendizados profissionais. Saber como usar bem a comunicação pode ajudar a destravar um problema, conseguir apoio e colaborar com o time.  

Quais são as formas de se comunicar no trabalho?

O primeiro passo para saber quais são as formas de ter uma boa comunicação no trabalho é entender o próprio time. Para isso, você deve conhecer hábitos e o perfil das pessoas e definir quais ferramentas devem ser utilizadas nos encontros.  

É preciso lembrar que cada equipe tem suas características e nem sempre um tipo de reunião funcionará bem para todas elas. Outros fatores que também influenciam são os modelos de trabalho adotados pela empresa e as ferramentas de gestão de projetos disponíveis.  

A escolha do tipo de comunicação ideal para o time também depende do objetivo da mensagem e do público-alvo. Confira alguns exemplos de formas de comunicação eficazes. 

Síncrona 

A comunicação síncrona é um tipo de comunicação em que as pessoas envolvidas na troca de informações interagem em tempo real, seja pessoalmente, pelo telefone ou até em uma reunião online. As respostas são imediatas e há uma interação entre quem participa. 

Essas interações são eficientes para alinhar expectativas, falar sobre o andamento de projetos, tirar dúvidas, quebrar o gelo ou dar feedbacks. Em geral, são conversas mais detalhadas e complexas que ocorrem de forma bilateral, ou seja, dependem de retorno imediato. Alguns exemplos são: 

• reuniões; 
• 1:1s; 
• videoconferências; 
• sprints; 
• ligações telefônicas; 
• chats em tempo real; 
• brainstorming. 

Assíncrona 

A comunicação assíncrona, por outro lado, é um tipo de comunicação em que as trocas de informações e mensagens não precisam ocorrer em tempo real. Nesse tipo de comunicação, as mensagens podem ser enviadas e recebidas em momentos diferentes, sem que haja a necessidade de uma interação imediata entre quem participa.  

Em geral, a comunicação assíncrona ocorre por escrito ou mensagem de voz, e esse formato é útil quando é necessário documentar um alinhamento, por exemplo. É bastante usada no trabalho remoto ou híbrido, quando as pessoas trabalham em horários diferentes, além de servir para assuntos não tão urgentes e para acompanhamento de tarefas. Por exemplo: 

• e-mails; 
• mensagens de texto; 
• fóruns de discussão; 
• ferramentas de gestão de projetos. 

Dicas práticas para desenvolver uma boa comunicação 

Para ter uma boa comunicação, é necessário exercitar a objetividade e ter trocas honestas, independentemente do modelo de trabalho. Além de ouvir as pessoas sobre a melhor forma para se comunicar com elas, você pode seguir algumas dicas simples: 

• Seja transparente para criar relações de confiança, demonstre interesse e busque repassar as informações de forma similar para todas as pessoas do time. 
• Escreva e fale de maneira clara e peça sempre um check-in e um feedback sobre as mensagens, para ter certeza de que todas as pessoas leram e compreenderam a informação. 
• Centralize a comunicação em canais pré-estabelecidos em comum com a equipe. Determine quando devem ocorrer reuniões síncronas e onde deve ser feita a atualização das tarefas, por exemplo. 
• Invista em ferramentas de escuta para saber como as pessoas da empresa estão se sentindo e acompanhar o clima organizacional.  
• Evite abordar termas sensíveis por chat ou mensagem. Reserve um tempo na agenda para feedbacks e conversas importantes. 
• Encaminhe por e-mail um resumo dos pontos abordados em feedbacks, garantindo que as pessoas saibam o que precisa ser ajustado e mantido. 
• Crie o hábito de enviar newsletters de report periódicas com temas pertinentes ao projeto e outras informações que impactem na vida das pessoas da empresa. 

Conheça quatro soft skills importantes para o seu desenvolvimento profissional e saiba como aprimorá-las.   

Quais são os principais erros na comunicação? 

Entre os principais erros na comunicação no trabalho estão o excesso de mensagens e a falta de clareza. Algumas pessoas também tendem a evitar falar sobre os problemas, e isso só causa mais conflitos. Confira outros pontos para não seguir ao se comunicar no trabalho. 

• Acionar as pessoas fora do horário de trabalho é um erro. Envie um e-mail que a pessoa responderá durante o expediente. 
• Usar o chat como ferramenta para feedbacks ou definições importantes, pois as mensagens podem se perder. Além disso, não é a melhor forma para um alinhamento ou uma conversa mais firme. 
• Ignorar a comunicação por texto e enviar áudios com demandas não é legal. Escreva o que você precisa, evitando também os desentendimentos. 
• Enviar mensagens “pingadas” sem dizer de prontidão o motivo do contato e o que precisa. 
• Abusar da linguagem informal, mesmo em ambientes de trabalho mais descolados, visto que a comunicação na empresa deve ser profissional. 
• Enviar textos longos e pouco objetivos. O ideal é escrever de forma clara para que todos leiam e entendam a mensagem. 
• Convocar reuniões em excesso com trocas que poderiam ser feitas por e-mail. 

Para finalizar, o ideal é ter recursos para centralizar a comunicação, e uma das soluções mais completas do mercado é o Google Workspace, com suporte da Locaweb. Com ele, você tem acesso a ferramentas integradas de e-mail, agenda, chat, videoconferência e armazenamento em nuvem para aumentar a produtividade da equipe.