Motivação de equipes: como melhorar a comunicação e alcançar resultados

Para impulsionar a motivação de equipes, é fundamental que a comunicação seja efetiva e empática, mas para se converter em resultados tangíveis, também é necessário contar com as ferramentas certas.

As relações interpessoais no ambiente de trabalho ainda são um desafio para empresas de todos os portes. Mais do que a soma de profissionais hábeis em suas áreas, uma empresa reúne personalidades distintas e com histórias de vida únicas – e isso impacta diretamente em como as mensagens são transmitidas e recebidas.

Em um mundo ideal, as pessoas estabeleceriam uma comunicação clara e empática, mas não é raro acontecer o oposto. Ainda bem que existem alternativas. 

Com boa vontade, ajustes comportamentais e algumas ferramentas de gestão, é possível realizar uma comunicação melhor. A aplicação correta desses três pilares dará uma injeção de motivação nas equipes, que poderá brindar ótimos projetos.

A comunicação e seus desafios

Prazos apertados, informações incompletas, pressão externa, problemas pessoais e muitas outras circunstâncias inesperadas acontecem na jornada de quem trabalha. Às vezes, todas elas de uma vez. É difícil pensar com objetividade no olho do furacão e a comunicação é afetada, não tem jeito. É complicado nas duas pontas: para quem está na situação e para quem lidera os projetos.

Esses são aspectos mais externos, mas existem outros inerentes e particulares de cada pessoa. Algumas não sabem se expressar claramente por inabilidade, mesmo. Outras se recusam. Há quem tenha também uma forma mais ácida de falar. Outros são permissivos demais na comunicação.

Nesse universo, quem lidera precisa ter inteligência emocional e muito conhecimento de gestão para direcionar as pessoas rumo ao objetivo comum: concluir ótimos projetos com todo mundo envolvido no processo. Para alcançar isso, há uma base a ser construída. 

Para tratar o assunto com bastante franqueza, nem tudo é “dom” ou “talento nato”. Por mais que a liderança carregue algumas habilidades, é preciso dominar algumas técnicas para ter uma comunicação melhor e, consequentemente, obter resultados melhores.

Cada pessoa em posição de liderança precisa ter autoconhecimento e autocrítica para entender quais são os seus pontos de melhoria em comunicação. Em caso de dúvida, perguntar os pontos de aperfeiçoamento para alguém de confiança (e aceitar ouvir) pode ajudar.

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Comunicação consistente

A construção de uma comunicação eficiente começa na confiança e credibilidade transmitidas pela liderança. Ela resulta da estabilidade emocional, de um olhar franco sobre as limitações e potencialidades da equipe, e do domínio das informações do projeto.

A liderança precisa saber o destino, quais caminhos são os mais indicados e comunicar muito bem isso para todos. Realinhamento de rota acontece – não ter uma rota, porém, é o primeiro passo para desgaste e perda de recursos.

A consistência da comunicação depende de muitos aspectos, dos mais explícitos aos mais sutis. A comunicação não-verbal, por exemplo, transmite mensagens o tempo todo. Nela podemos incluir caretas, posturas, conjunto gestual, tonalidade da voz e outros elementos de linguagem corporal. É quase um idioma à parte, que precisa ser dominado.

Na comunicação escrita, a forma como as palavras são colocadas precisa ser o mais exata possível. Afinal de contas, quem lê impregna o texto com as próprias emoções.

A forma como a liderança pratica a escuta também é essencial para estabelecer um relacionamento melhor com as pessoas da equipe. A empatia é a chave para entender a situação de quem fala, mas além disso é preciso ter uma condução madura no diálogo.

O foco da comunicação precisa estar baseado em fatos e, se houver concessões, elas precisam ser negociadas de maneira que não prejudiquem a equipe e nem demonstrem algum favorecimento. Essa prática será diferencial na gestão de conflitos, inclusive.

A força da comunicação clara e das decisões justas aumenta a confiança do time na pessoa da liderança.

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Técnicas de gerenciamento de projetos

Depois de uma ótima comunicação e relacionamento com a equipe vem a concretização de projetos – afinal, a gente trabalha para isso. Para nenhuma ponta ficar solta no caminho, o ideal é recorrer a técnicas de gerenciamento de projetos para conduzir melhor as pessoas da equipe e comunicar de maneira uniforme como as atividades serão feitas.

Ter um propósito claro dentro de um projeto, com prazos negociados de acordo com a capacidade de entrega da pessoa e métricas transparentes (para que todos saibam em qual parte do trajeto estão), pode ter um efeito muito motivacional para as pessoas. Além disso, a liderança pode entender em quais momentos pode apertar ou não o ritmo da turma. 

Vamos agora falar brevemente sobre alguns métodos de condução de projeto.

PMBOK

É adequado para projetos de longa duração e entregas em fases. As suas cinco etapas essenciais são iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento. Como se trata de um método robusto, é mais adequado a projetos de alta complexidade.

Scrum

Parte da metodologia ágil, o Scrum é uma técnica que divide o projeto em pacotes de entregas chamados de sprints e dá bastante autonomia para as pessoas trabalharem. São ideais para projetos dinâmicos, que tendem a sofrer alterações durante o processo. As sprints facilitam mudanças no percurso sem gerar grandes retrabalhos.

Kanban

Desenvolvido pela Toyota em 1960, esse modelo visual de gerenciamento prevê entregas contínuas, revisão constante do tempo de desenvolvimento e orçamento. Ele pode ser combinado com o Scrum com bastante sucesso.

CPM ou Método do Caminho Crítico

Empregado em projetos mais rigorosos com o prazo, esse método tem como centro a definição de prioridades, uma sequência de realização e o tempo de execução. Ele é montado em cima de um diagrama linear.

A gerência de um projeto exige habilidades pessoais e profissionais. A comunicação sozinha não resolve tudo. Mas a técnica, sozinha, também não. Para que tudo funcione bem e sem ruído, o equilíbrio é fundamental. Ele só pode ser alcançado quando todos estão olhando para a mesma direção, sentindo importância em seu propósito e percebendo valor no que realizam. Por isso, a comunicação efetiva e as técnicas certas precisam caminhar juntas.