Saiba como administrar e controlar as notas fiscais da sua empresa para a melhor gestão e cumprimento das obrigações contábeis e jurídicas.
A movimentação das entradas e saídas de um negócio é uma das principais tarefas do dia a dia de uma empresa. Sendo a gestão de notas fiscais uma das principais demandas envolvidas. Em negócios pequenos normalmente esta atividade é feita pelo próprio empreendedor, que precisa se dividir em várias atividades para a manutenção do negócio.
Já médias e grandes empresas contam com setores administrativos e financeiros que são responsáveis pela organização e controle dos documentos que comprovam as transações de valores, como: recibos, boletos e notas fiscais.
Especialmente sobre a gestão de notas fiscais, contar com processos claros e práticos e uma operação efetiva é essencial.
Para facilitar e te ajudar a conquistar bons resultados nesta tarefa, continue lendo esta matéria!
O que é nota fiscal?
Saber o que é nota fiscal já irá ajudar a entender um pouco melhor sobre como organizar a tarefa da gestão delas.
Nota fiscal nada mais é do que um documento que comprova e regulariza as vendas e prestação de serviços de uma empresa.
Além disso, são importantes para o cliente como ferramenta de garantia, troca ou devolução do produto comprado ou serviço contratado. Ou seja, se você possui um CNPJ você deve ter em mente que a cada venda ou serviço prestado, deve emitir este documento.
Antigamente, era comum empresários emitirem estas notas em blocos de papéis, e embora estes blocos ainda existam, a nota fiscal eletrônica foi incorporada nestes processos pela facilidade de emissão e auxílio na gestão.
Veja agora como funciona na prática o uso destes documentos.
Como funciona na prática o uso das notas fiscais?
A rapidez é exigida continuamente e no dia a dia de gestores e funcionários de uma empresa.
Em relação a emissão de notas fiscais não é diferente.
A cada venda é necessário:
1 – Entrar no sistema disponibilizado pelo governo
2 – Confirmar as informações da empresa, como endereço, telefone e CNPJ
3 – Preencher as informações relacionadas à venda ou prestação dos serviços, como: tipo de produto ou serviço e valor cobrado.
4 – Informar os dados do cliente
Feito isso, é necessário enviar para o cliente, normalmente via e-mail, e organizá-lo em seus arquivos.
Com isso, o gestor ou responsável pelo setor administrativo ou financeiro consegue enviar todos os meses as notas fiscais emitidas para o contador responsável, que irá calcular os impostos, fazer o balanço contábil da empresa, emitir documentos fiscais e outras atividades para a regularização do negócio.
Quando falamos da gestão de processos dentro de uma empresa é importante lidarmos com imprevistos e possíveis erros.
Com as notas fiscais existem alguns erros, como:
- preenchimento errado de informações
- esquecimento do envio de alguma nota de um mês específico
- esquecimento da manifestação da nota – forma de comprovar a ciência do destinatário sobre as informações presentes na nota fiscal.
Ou seja, emitir, baixar e repassar as notas fiscais para o setor contábil da empresa ou um contador terceirizado é uma tarefa que exige extrema dedicação e cuidado.
E atualmente, existem formas de facilitar esta atividade, minimizar erros e gerar maior dinamismo e segurança na gestão de notas fiscais.
Conheça a seguir:
Como fazer a gestão de suas notas fiscais com facilidade?
Existem duas características essenciais para o bom andamento de qualquer processo de sua empresa: integração das informações e automação de processos automatizados.
Neste sentido, ferramentas tecnológicas e inovadoras surgiram para facilitar o dia a dia das empresas, como os ERPs.
Esta sigla é comum no meio empresarial e se você ainda não conhece, está perdendo a chance de levar inovação e resultados para o seu negócio!
Os ERPs são Sistemas de Gestão, ou seja, softwares que integram todos os processos administrativos das áreas da sua empresa. Ele comunica as informações e dados do estoque, do caixa e do financeiro, por exemplo. Mas você deve estar pensando: o que a emissão e envio das notas fiscais tem a ver com os ERPs?
A resposta é: TUDO!
Por ser integrado, estes sistemas garantem as informações e dados corretos e atualizados para a emissão das notas fiscais de acordo com os pedidos de venda.
Para contextualizar, trazemos como exemplo a empresa de software ConnectPlug, que disponibiliza a seus usuários uma ferramenta de gestão de notas fiscais com uma solução inovadora no mercado: um módulo chamado Facilita NFe.
Ou seja, em um mesmo local você consegue acompanhar o processo das notas do início ao fim!
Neste exemplo, a solução é conectada ao Sistema do Governo, possibilitando a unificação e sincronização de todas as notas fiscais emitidas ou recebidas pela sua empresa, não necessitando baixar cada uma delas individualmente, baixá-las e separá-las mês a mês.
Viu só como a tecnologia pode ajudar a otimizar ainda mais os processos do seu estabelecimento?
Basta você dar uma boa pesquisada, testar algumas opções de mercado, e escolher aquela que melhor se adapta a sua necessidade e ao seu modelo de negócio.
Lembre-se, o objetivo é centralizar, automatizar processos, dados e informações da sua empresa.
Principais benefícios da tecnologia para a gestão de notas fiscais
1) Redução de custos
O processo de gestão de notas fiscais, quando não automatizado e digital, gera custos com produção e armazenamento de arquivos físicos.
Com um ERP você consegue em um mesmo sistema acessar todas as informações da empresa e isso reduz custos na compra destes materiais, na perda de tempo dos colaboradores e até mesmo em multas de possíveis irregularidades fiscais que possam ser geradas por falhas e esquecimentos.
2) Maior controle das informações
Você sabia que é obrigação prevista por lei o armazenamento das notas fiscais por cinco anos?
Isso mesmo! Empresas que não tiverem os documentos em casos de auditorias ou possíveis processos, podem pagar multas. Quando a gestão de notas fiscais é feita em pastas ou até mesmo salvo em um equipamento, os riscos de perder ou danificar são grandes.
Com um sistema de gestão integrado é possível acessar as notas, que ficam salvas na nuvem, de qualquer computador.
3) Oportunidades de ganhos financeiros
Processos automatizados auxiliam na minimização de erros e no aumento da produtividade.
Consequentemente, a velocidade da operação e a satisfação dos clientes aumentam. Além disso, ter uma boa gestão de notas fiscais reduz custos de produção, de materiais físicos e até mesmo de possíveis multas.
Proporcionando assim oportunidades de melhores ganhos financeiros, inclusive, uma melhor visão do seu negócio e fluidez operacional.
Sendo assim, é essencial investir no desenvolvimento da gestão de notas fiscais da sua empresa. E a tecnologia é a principal aliada para isso!
