A assinatura do email profissional pode fazer mais do que comunicar as informações de contato: ela pode dar mais credibilidade a sua comunicação.

Embora os meios de comunicação digital tenham se ampliado e ganhado muita eficiência com o WhatsApp e outras ferramentas de troca de mensagens, o e-mail ainda é indispensável. Seja para nos registrar em aplicativos, receber promoções de lojas ou formalizar qualquer solicitação, esse meio não tem data para ser desativado do nosso dia a dia.

O e-mail também é primordial para a comunicação corporativa ou em contatos mais complexos entre empresa e cliente. Especialmente nesses casos, a assinatura do email profissional precisa conter as informações de praxe e uma arte que mostre a personalização da marca.

Muitas pessoas ainda ficam em dúvida sobre como formatar uma boa assinatura de email profissional, então vamos dar algumas dicas aqui.

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    Como ter uma assinatura de email mais criativa

    Antes de pensar na assinatura é preciso ter o e-mail profissional. Ao registrar o domínio do site, contrate uma hospedagem de site com e-mails. Essas caixas postais vão garantir a organização da sua comunicação, uma vez que é possível criar endereços para cobrança, atendimento, ouvidoria e outros assuntos necessários. Se você hospedar seu site com a Locaweb, ganha as contas de e-mail e o primeiro ano de domínio gratuitamente.

    Uma vez criadas as contas de e-mail, é essencial criar uma assinatura que contenha pelo menos o nome, o sobrenome e o cargo da pessoa que assina, mas os dados devem ser os mesmos pelos quais a pessoa é conhecida. Parece banal? Vamos dar um exemplo básico: Carmela Luiza Paes Silva é registrada sob o cargo de agente de atendimento, mas se identifica como “Luiza Paes – Customer Success” para os clientes. Sua assinatura de e-mail deve conter essas informações – assim, evitará desencontros e trombadas no futuro.

    Proteja sua conta de e-mail! Confira o tutorial e saiba como configurar e gerenciar a Autenticação de Dois Fatores no Webmail para Domínios na Locaweb.

    O que deve conter em uma assinatura de email profissional?

    A assinatura pode conter outros dados, como número de telefone do escritório ou celular corporativo. Caso esses números não possuam uma gravação informando o horário de atendimento, considere colocá-lo na assinatura. Se a empresa tiver um endereço físico em que é possível receber clientes, inclua na assinatura de e-mail. Também coloque o endereço do site com o link para a página, assim o destinatário terá fácil acesso a essa informação.

    A assinatura de email profissional pode ser formatada como imagem. Assim, ela poderá ser formatada segundo a identidade visual da marca. Aqui, vale utilizar a família de fontes específica, cores e logotipo da empresa.

    Outro ponto relevante: muitas vezes, o departamento de marketing associa um banner à assinatura de e-mail para divulgar alguma campanha. Essa é uma ótima forma de manter os clientes atualizados com as novidades da empresa.

    Se a empresa adotar alguma política específica de privacidade, ela pode ser incluída na assinatura de e-mail, abaixo da arte. Nesse caso, use um texto com uma fonte menor que a da assinatura, mas ainda legível.

    Por fim, depois de criado o modelo, é hora de configurá-lo para que todas as mensagens levem a assinatura no corpo da mensagem.

    Como configurar sua assinatura de email profissional

    Caso você já utilize a solução de e-mail da Locaweb, os passos para a inclusão de sua assinatura são muito simples de executar. Vamos lá:

    1) Primeiro, é necessário acessar seu o seu endereço pelo webmail utilizando seu login e senha.

    2) Em seguida, acesse suas configurações e busque a opção “assinatura de e-mail”. Você visualizará o campo em branco para a inclusão de sua assinatura.

    3) Para iniciar a edição, é necessário passar o botão do modo desativado para ativado. Para isso, basta clicar sobre ele.

    4) Logo abaixo, haverá um campo para escolher a frequência da exibição dessa assinatura. Opte pela alternativa “sempre”.

    5) O campo para a edição da assinatura possui as ferramentas necessárias para inclusão das informações. Você pode editar como texto, escolhendo a fonte, o tamanho, a cor e o alinhamento do texto. Pode incluir uma imagem. Pode também incluir um código fonte para determinar qual a sua assinatura.

    6) Ao terminar o passo anterior, basta clicar em “salvar”.

    Se mesmo com esse passo a passo você não conseguir configurar sua assinatura, temos um time de suporte pronto para ajudar. Basta entrar em contato conosco.

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