10 passos fundamentais para gerenciar equipes no trabalho remoto

Com o crescimento do trabalho remoto no período pós-pandemia, é fundamental superar a distância física e ganhar em produtividade com seu time.

Gerenciar uma equipe de trabalho remoto pode ser desafiador, mas também pode ser uma oportunidade para construir um time altamente produtivo e engajado. A chave para o sucesso é adotar uma abordagem consciente da comunicação, construir uma cultura organizacional forte e preparar times e gestores para o trabalho remoto. 

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Com a estratégia e o suporte adequados, o trabalho remoto torna a equipe mais flexível e eficiente para as tarefas, além de aumentar a produtividade. Neste artigo, você vai conferir 10 passos que são cruciais para gerenciar sua equipe remota de forma eficaz e ter excelentes resultados profissionais. 

1. Planeje e organize as atividades 

O trabalho remoto pode ser uma transição desafiadora para muitos colaboradores, especialmente os que não estão familiarizados com esta modalidade. Por isso, ter um bom planejamento é essencial, principalmente para equipes 100% remotas.  

Defina as tarefas e responsabilidades de cada membro, estabeleça prazos realistas e ofereça um suporte adequado para que todos possam realizar suas atividades.  

Além disso, os líderes devem usar uma variedade de ferramentas de comunicação, como a videoconferência, o e-mail e as mensagens instantâneas para manter contato com sua equipe.  

Uma opção é utilizar a tecnologia para se reunirem virtualmente, como o Google Meet, o Zoom ou o Skype, garantindo que as informações e feedbacks sejam transmitidos de maneira eficaz. Além disso, essas ferramentas facilitam a colaboração e a produtividade dos times.  

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2. Incentive a comunicação 

Manter uma comunicação clara e constante com a equipe é essencial para garantir que todos estejam na mesma página.  

Portanto, estabeleça canais de comunicação eficazes e incentive a participação ativa de todos os envolvidos, promovendo um ambiente de colaboração e engajamento.  

Também vale considerar um esforço para que haja um sistema claro de comunicação, assim, as informações serão compartilhadas de forma rápida e eficaz. 

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3. Estabeleça as tarefas e processos 

Para que o trabalho remoto possa render melhor, tenha certeza de que todos saibam claramente suas tarefas e processos de trabalho. Também é muito importante evidenciar as expectativas e as necessidades de cada um. 

Estabeleça as rotinas considerando as características do trabalho remoto, dando a possibilidade de entregas em momentos diferentes para cada pessoa do time. 

Além disso, considere ter um ambiente virtual de trabalho organizado, como o uso de pastas compartilhadas, ferramentas de armazenamento em nuvem e até mesmo a criação de manuais e documentos que facilitem a organização de tarefas. 

4. Delegue atividades e responsabilidades 

É superimportante delegar as tarefas e responsabilidades para manter a produtividade e o engajamento do time, por isso, certifique-se de que cada colaborador tenha uma carga de trabalho equilibrada e adequada para suas habilidades e experiências. Ao estabelecer os responsáveis pelas tarefas, fica mais fácil acompanhar a distribuição e a execução delas. 

5. Invista em tecnologia para a gestão e colaboração 

Já que a tecnologia faz parte das nossas rotinas fora do escritório, por que não a incluir no trabalho também? Ela pode ajudar a manter a organização, a conexão e a produtividade da equipe.   

Você pode utilizar as ferramentas de gerenciamento de projetos, o armazenamento em nuvem, as videoconferências e outros meios colaborativos. Estes produtos permitem que as tarefas do dia a dia, como o monitoramento do progresso do trabalho, a atribuição de tarefas e o gerenciamento de prazos, sejam feitas de forma ágil e colaborativa.  

6. Promova treinamentos para equipe e gestores 

Promova treinamentos e cursos online para que toda a equipe possa desenvolver suas habilidades e se manter atualizada com as tendências e as melhores práticas de suas áreas. Ao investir no desenvolvimento do time, a produtividade e a eficácia se mantém a longo prazo. 

É importante estar preparado para liderar uma equipe remota e cientes dos desafios que os membros podem enfrentar ao trabalhar à distância, como a falta de comunicação e da colaboração face a face, e precisam ser capazes de implementar soluções para estes desafios. 

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7. Organize reuniões e feedbacks regulares 

Faça reuniões regulares, curtas e objetivas, focadas em garantir que as expectativas e prazos estão alinhados com toda a equipe. Garanta um espaço para feedback e discussão de ideias. E como todos estão trabalhando de forma remota e você não precisa se preocupar com espaço para acomodar todos, valorize momentos para troca de ideias. Afinal, com o trabalho remoto, o encontro está a apenas um link de distância.  

8. Estimule o feedback e a comunicação transparente 

Uma cultura de feedbacks abertos e transparentes pode alavancar o sucesso de qualquer equipe, especialmente as remotas. Incentive a comunicação honesta e aberta e promova a troca de feedbacks construtivos para que todos possam crescer e melhorar. 

9. Estabeleça boas práticas de trabalho remoto 

Para que o trabalho remoto seja bem-sucedido, estabeleça algumas práticas eficazes; é preciso, por exemplo, combinar com a equipe se o horário será flexível ou não. Caso seja possível trabalhar com mais flexibilidade nos horários, lembre-se de treinar o time para desenvolver uma comunicação assíncrona eficaz. 

Outra prática necessária é estabelecer pausas regulares, exercícios e uma agenda de trabalho definida. Isso pode ajudar a manter o foco e a concentração, além de garantir que a equipe esteja trabalhando em direção aos mesmos objetivos. 

Também é importante estabelecer diretrizes claras para o uso de tecnologias e ferramentas de trabalho remoto, para garantir a segurança dos dados.  

Isso pode incluir o uso de VPNs para acesso seguro a redes corporativas, a utilização de ferramentas de gerenciamento de senhas para garantir a segurança das informações, além de orientações claras sobre o uso de ferramentas de colaboração e armazenamento em nuvem. 

10. Promova a integração, mesmo em ambientes remotos

Por fim, é interessante que os gestores promovam a integração dos colaboradores, mesmo em ambientes remotos. As equipes podem se sentir isoladas e isso pode afetar negativamente a produtividade e a motivação. 

A integração pode ser promovida por meio de atividades virtuais de team building, como jogos online, happy hours virtuais ou outras formas de interação social. Além disso, é preciso incentivar a comunicação regular entre os membros da equipe, seja por meio de chats ou reuniões virtuais mais informais, para que se sintam mais conectados e engajados. 

Ferramentas para trabalho remoto 

Com as estratégias e práticas que você viu acima, é possível liderar uma equipe de trabalho remoto com sucesso e alcançar os objetivos desejados. Para auxiliar na execução desta modalidade de trabalho, a Locaweb apresenta o Google Workspace como uma ferramenta eficiente para gerenciar equipes remotas.  

Nele, é possível encontrar informações detalhadas sobre como utilizar as diversas funções disponíveis no Workspace para manter sua equipe conectada e colaborando de forma eficiente, independentemente de onde vocês estejam.