O processo de tomada de decisão empresarial é um momento importante e desafiador, mas saber como esse processo funciona na prática, suas etapas e ferramentas de auxílio pode sim fazer toda a diferença.
Nesse cenário, algumas métricas e relatórios podem auxiliar bastante durante o processo decisório de uma empresa, pois oferecem informações relevantes para embasar as decisões.
Esse texto será um guia para que sua empresa tome decisões estratégicas, com base em relatórios customizados – que possibilitam uma visão global da sua empresa, visando o crescimento do seu negócio.
Como funciona o processo de decisão em uma empresa
Empreender por si só já é um salto no desconhecido, um verdadeiro esporte de alto risco. Imagina ter que tomar decisões importantes para a empresa… é como escalar uma montanha.
Ou seja, o risco existe, mas, se você fizer essa escalada com o devido preparo, o perigo fica minimizado e o prazer do bom resultado compensa. Contudo, tomar decisões estratégicas sem as ferramentas e reflexões necessárias é querer escalar o Everest sem treinamento e sem equipamentos de segurança.
No mundo corporativo, tratando-se de processos decisórios, a preparação para tomar decisões conta com um indispensável item de segurança: os relatórios, que funcionam como os aparatos de segurança e o treinamento para “a escalada”.
Os relatórios ajudam a identificar as possíveis ameaças e também as oportunidades antes de iniciar a empreitada.
O processo de tomada de decisão empresarial caracteriza-se pela escolha do gestor ou do empreendedor por determinado quesito e as decisões podem ser de vários tipos, desde em relação a problemas simples até questões mais complexas.
Nesse contexto, os gestores se valem de sua experiência e apurada visão gerencial para tomar decisões precisas, porém, desconhecendo o real cenário e o histórico da empresa, não se possui as informações essenciais para que a escolha seja feita de maneira segura.
As decisões também têm impactos diferentes na empresa, justamente pelas avaliações feitas pelo empreendedor, que em cada caso considera diferentes critérios.
Isso exige que o processo de tomada de decisão precise de um rol de informações precisas, que mostrem o real panorama do cenário, a fim de contextualizar a decisão, avaliar todas as opções em jogo, pesar prós e contras de cada alternativa, para só então, bater o martelo.
Importância da tomada de decisão para o crescimento do negócio
A rotina de um empreendedor é recheada de tomadas de decisão dos mais variados tipos, passando pela criação de um novo produto até a escolha de uma parceria de negócio ou a entrada de um novo sócio para a empresa.
Pensando assim, toda e qualquer tomada de decisão precisa ter em perspectiva o crescimento do negócio, avaliando cuidadosamente os benefícios e riscos de cada alternativa.
Isso coloca o processo decisório num patamar de grande importância, já que, quando bem feitas, as escolhas encaminham o negócio para um futuro promissor no horizonte.
Mas para tal é necessário saber identificar quais oportunidades mostram-se assertivas das alternativas que se apresentam, levando em consideração o planejamento estratégico do negócio.
Conduzindo o processo decisório empresarial em seu negócio da melhor forma
Existem várias maneiras para a tomada de decisão para o âmbito empresarial – mas é importante avaliar que cada situação demanda processos próprios, além de ter em mente as peculiaridades de seu negócio.
Imprescindível, na hora de fazer as escolhas da empresa, é analisar o propósito do negócio, lembrando sempre que essas decisões não devem ultrapassar os valores organizacionais – elementos importantes de apoio no processo decisório.
As suas tomadas de decisão devem sempre ser embasadas em dados confiáveis e argumentos de peso – mas nada impede de considerar sua intuição nessa conta – apenas tenha discernimento na hora de seguir o “sexto sentido”.
Quando se fala em tomada de decisão empresarial, vale destacar que há muitas variáveis em jogo – que a depender do caminho escolhido, pode incorrer em riscos maiores que os benefícios.
Dessa forma, a melhor estratégia a ser usada para conduzir uma tomada de decisão coerente é utilizar os dados coletados através de relatórios, pois esta é uma das melhores opções para seu negócio – pois eles centralizam as informações mais importantes da empresa e oferecem percepções relevantes para o processo decisório.
Então, o monitoramento dos processos e medição periódica dos resultados pelos relatórios é fundamental para que haja avaliações coerentes e certeiras.
Uso de relatórios no processo decisório
Pequenas e médias empresas, de forma geral, enfrentam um desafio em comum: estabelecer sua posição no mercado, para consolidar suas operações e é aqui que o empreendedor se depara com poucos recursos para tomar decisões certeiras – quase que diariamente.
Assim, os relatórios chegam aqui para ajudar os empreendedores e gestores durante esse processo.
Os relatórios gerenciais funcionam como um suporte ao gestor, visando diminuir os riscos inerentes a qualquer tomada de decisão – já que incerteza é um fator presente na rotina do empreendedor.
Essa incerteza pode ser minimizada com a utilização de um software para elaboração e desenvolvimento dos relatórios.
Quais os tipos de relatórios empresariais?
Cada setor da empresa precisa ter no mínimo um bom relatório – mas abaixo selecionamos exemplos indispensáveis para qualquer negócio:
Relatório de clientes:
Detém o comportamento da carteira de clientes, além de dados relevantes sobre: faturamento, participação por segmento, ticket médio da empresa, margem de contribuição entre outros.
Relatório de fluxo de caixa:
Envolve a vida financeira da empresa: contas a pagar e receber, impostos a serem recolhidos, possibilidade de novos investimentos e acompanhamento completo do orçamento.
Relatório de estoque:
Fundamental no andamento das operações. Inclui informações como: giro de estoque, inventário, compras que precisam ser realizadas, contratos e parcerias a rever e/ou firmar.
Relatório de gestão de pessoas:
Detém-se sobre o gerenciamento interno: satisfação dos funcionários, índices de turnover, custo com contratação e treinamento etc.
Relatório de produção:
Ligado aos dados técnicos e referente ao processo de produção, como: custo por unidade, índices de produção por turno, desempenho de cada linha produtiva – entre outros.
Relatórios customizados:
Também chamados de relatórios personalizados – é a opção de criar relatórios com várias opções de métricas, quebras e filtros – salvos em diferentes dashboards e customizando-os de acordo com as necessidades da empresa, incluindo as informações que precisa consultar.
Relatórios customizados e seu peso no momento de decisão empresarial
Por que relatórios customizados podem fazer a diferença nas decisões empresariais?
Pois eles oferecem informações que, de primeiro momento, podem até ser consideradas superficiais, mas, quando filtradas e aplicadas corretamente no relatório a ser analisado para a decisão, elas trazem mais inteligência à operação.
Aqui o empreendedor tem como vantagem a opção de utilizar de um software de gestão, que além de outras funcionalidades que agilizam e melhoram os processos cotidianos do negócio ainda possibilita a emissão de relatórios customizados – personalizados de acordo com a decisão a ser tomada e as características do negócio.
Afinal, cada empresa é única, cada colaborador é único e cada decisão é uma e necessita de planejamento e dados únicos também – pois, ao analisar cuidadosamente essas singularidades, nota-se que nem sempre os protocolos padrões proporcionam os dados necessários para compreender o panorama da empresa de acordo com o processo decisório ocorrido no momento.
O uso de relatórios por si só já proporciona uma visão globalizada do negócio, ao passo que os relatórios customizados melhoram significativamente a leitura de dados e aprimoram o planejamento da empresa.
Uma das grandes vantagens desse modelo de relatório é que este gera uma conectividade com todos os departamentos e coloca maior dinamicidade nos dados coletados.
A possibilidade de personalização dos relatórios customizados favorece que essa ferramenta seja utilizada pelos mais diversos nichos de mercado e qualquer porte de empresa, além de que qualquer profissional ou área pode ter acesso e usufruir desses dados, inclusive contribuindo com os relatórios gerados.
Esse recurso é muito positivo, pois todas as pessoas da empresa poderão acessar essas informações e expressar opiniões bem fundamentadas durante o processo decisório.
Os relatórios customizados conseguem auxiliar grandemente em decisões estratégicas, já que permitem a visualização completa do negócio e da saúde financeira dele.
Consequentemente, essa participação culmina com decisões coerentes e bem embasadas – para realizar a escalada do Everest com o devido preparo e os equipamentos de segurança necessários.
Como obter um bom relatório?
Aí surge a pergunta: como ter relatórios gerenciais bem feitos e confiáveis?
A primeira etapa é garantir que todos os dados sejam registrados, após isso, os atributos e informações abaixo devem estar presentes em um bom relatório:
Informações atualizadas:
Analisar apenas com os dados do mercado de 20 anos atrás torna a tarefa praticamente fadada ao insucesso. Esses dados até podem ser parte integrante do relatório – mas é necessário trabalhar também com dados atualizados em tempo real.
Informações confiáveis:
Anotar à mão as informações ainda é uma metodologia muito utilizada. Mas pautar uma decisão estratégica para a empresa a partir de umas anotações manuais de meses passados não é o ideal. A memória humana é falha e erros de transcrição também podem ocorrer, de forma que registros digitalizados mostram-se de maior confiabilidade.
Informações claras e objetivas:
Esta é a diferença entre fechar uma boa venda e deixá-la passar. Afinal, ter a informação objetiva em mãos, de rápido acesso, é o que corrobora com o ditado: “tempo é dinheiro”.
Informações relevantes:
Não desperdice tempo coletando dados que não possuem relevância ou são de pouca importância para a referida tomada de decisão. A leitura do relatório precisa ser decisiva, a prova de distrações e livres de dados sem valor.
Dica de ouro:
Uma prática efetiva é que os gestores utilizem dados históricos internos, mas também se apropriem de dados externos – e hoje é possível contar com a ajuda de softwares que aglutinam essas informações facilitando sua análise.
Como a tecnologia pode auxiliar a tomar decisões coerentes e assertivas?
Um software de gestão pode ajudar e muito no processo de decisão, pois ele oferece várias ferramentas e funcionalidades que padronizam processos e geram dados de alta confiabilidade.
Além disso, ele ampara o negócio em outras situações:
Decisões baseadas em informações obtidas em tempo real
Lembra quando falamos acima sobre informações antigas ou desatualizadas? Elas até podem participar da tomada de decisão, mas não devem guiá-la de forma única.
Uma tecnologia de gestão, como um sistema ERP, proporciona tanto para a empresa, quanto para quem vai trabalhar com essas informações, uma melhor tomada de decisão, pois oferece dados atualizados que tornam o processo muito mais ágil e preciso.
Inclusive esse sistema permite que os relatórios tenham suas informações filtradas de acordo com a necessidade.
Visão completa da empresa
A tecnologia em si já proporciona isso e quando aliada a um bom planejamento estratégico e dados confiáveis proporciona uma visão ainda mais ampla do negócio, pois o gestor tem acesso, em tempo real, às informações de todos os setores.
Análise dos indicadores de desempenho
Com acesso a toda essa vasta gama de informações, o gestor também tem acesso a outras informações de desempenho do negócio que possibilitam a otimização das operações e que podem melhorar significativamente o desempenho da empresa no cotidiano de trabalho.
Decisões baseadas em informações reais
Tendo acesso a uma maior quantidade de informações, com dados organizados e relatórios eficazes, o gestor tem mais facilidade para tomar decisões estratégicas com mais eficiência.
Com a opção do sistema ERP de gerar relatórios customizados e ajustáveis, o gestor define quais as informações que precisa e aplica a melhor estratégia de solução com sua equipe.
Decisões estratégicas passam por relatórios bem feitos
O dia a dia de uma pessoa empreendedora é repleto de diferentes desafios. E nem sempre você terá todas as informações de que precisa. Então, é preciso se preparar para propor os melhores caminhos e agir com rapidez e eficiência.
Entre as várias vantagens de se contratar um software de gestão, estão as funcionalidades deste, que são de grande ajuda às empresas, trazendo informações dinâmicas, de forma que cada gestor defina os dados necessários às suas operações, com insights muito mais palpáveis para otimização das decisões.
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