E-mails profissionais também estão sujeitos às sanções da LGPD. Garanta que sua empresa esteja dentro da lei!
Sempre que se fala na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – Lei Nº 13.709), a primeira associação é com o digital. Isso porque, nos meios online, o peso da LGPD é grande em função das possíveis vulnerabilidades que envolvem o tratamento das informações pessoais.
Mas o fato é que a lei foi criada para proteger os dados das pessoas em qualquer ambiente onde são utilizados. Um desses canais são os e-mails profissionais.
Como uma forma de comunicação expressiva no meio corporativo, os e-mails profissionais são utilizados para realizar orçamentos, formalizar pedidos, fechar contratos e definir pagamentos – apenas para citar exemplos mais corriqueiros.
Cada uma dessas etapas envolve uma série de informações pessoais que ficam descentralizadas e disponíveis, mesmo após o preenchimento de cadastro em um sistema.
As empresas precisam ter políticas de privacidade muito bem formatadas e amplamente divulgadas às suas equipes de trabalho, da mesma forma que devem utilizar recursos que garantam a segurança de suas redes de informações digitais.
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Sanções Administrativas
No artigo 52 da LGPD, no que diz respeito às Sanções Administrativas, três pontos chamam a atenção no caso de infrações:
- Multa simples, de até 2% do faturamento da empresa no seu último ano exercício, excluídos os tributos, limitada a R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais) por infração;
- Suspensão parcial do funcionamento do banco de dados a que se refere a infração pelo período máximo de seis meses, prorrogável por igual período, até a regularização da atividade de tratamento pelo controlador;
- Suspensão do exercício da atividade de tratamento dos dados pessoais a que se refere a infração pelo período máximo de seis meses, prorrogável por igual período.
Em caso de uma punição, essas suspensões podem afetar severamente o funcionamento de uma empresa e custar uma quantia expressiva para colocar a coisa no eixo.
Os e-mails profissionais podem ser um ponto de grande vulnerabilidade para uma empresa. Por isso, é interessante contar com uma empresa que garanta a segurança das informações.
A Locaweb, com mais de 25 anos de atuação no mercado, conta com rígidos protocolos de segurança, além de fornecer AntiSpam e Antivírus em todas as contas de e-mail profissional.
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E-mail profissional: principais pontos de atenção
A LGPD é muito transparente sobre a responsabilidade das empresas em proteger os dados pessoais, sejam de clientes diretos, fornecedores ou colaboradores.
A quantidade de informações trafegadas por e-mails profissionais pode chamar a atenção de cibercriminosos e gerar tentativas de golpes dos mais diversos tipos.
É essencial que a empresa faça investimentos em segurança de dados, evitando problemas como adulteração e vazamento de dados. Os ataques de cibercriminosos também acontecem em forma de golpes como:
- Phishing: o objetivo dessa ação é capturar os dados pessoais de alguém utilizando clones de sites. mensagens enganosas ou anúncios fraudulentos.
- Business e-mail compromise (BEC): o cibercriminoso utiliza mensagens de e-mail para influenciar a pessoa a lhe entregar dinheiro ou prestar informações confidenciais da empresa.
- Spoofing: nesse golpe, o cibercriminoso finge ser uma pessoa ou empresa conhecida para roubar dados pessoais ou corporativos.
- Malware: esse termo é utilizado para designar um programa malicioso que pode ser transferido para o equipamento da vítima ao clicar um link, por exemplo. Seu objetivo é danificar ou explorar os pontos de fragilidade de uma rede ou de um dispositivo.
As empresas têm a obrigação, segundo a LGPD, de proteger seus sistemas e e-mails profissionais contra esse tipo de problema de segurança.
Armazenamento de dados pessoais
É essencial que as empresas criem políticas de segurança de dados pessoais nas quais estejam previstos pontos como o tempo de armazenamento de e-mails profissionais, quais procedimentos devem ser seguidos para o titular dos dados solicitar a exclusão das suas informações e os casos de exceções, entre outros.
Os e-mails profissionais devem levar na assinatura do remetente o esclarecimento que a empresa está em acordo com a LGPD, logo após as informações de praxe.
Nesse esclarecimento, é recomendado ter um link para contatar a pessoa responsável sobre questões ligadas a LGPD ou para uma página com as políticas de privacidade de dados pessoais. O e-mail profissional da Locaweb permite essa personalização nas assinaturas do e-mail.
É importante adotar um termo de consentimento padrão todas as vezes que dados pessoais forem solicitados. Esse termo deve informar, explicitamente, qual a finalidade das informações solicitadas, sua aplicação, a possibilidade de anonimização e a garantia de privacidade da pessoa.
Ao mesmo tempo, informar que esses dados poderão ser cedidos às autoridades nos casos previstos na LGPD.
Mailing e e-mail marketing
O envio de e-mail marketing é um outro ponto sensível na LGPD. O departamento de marketing também remete suas campanhas promocionais por um e-mail profissional e utiliza um mailing de pessoas cadastradas no sistema.
A LGPD exige que as empresas sejam explícitas sobre o uso dos dados das pessoas e inclua um termo explicando como os dados serão utilizados antes da coleta. Geralmente, é utilizado um campo para a pessoa marcar no caso de aceitar as condições.
Com o tempo, a empresa vai formando sua lista de interessados em seus produtos e serviços que, previamente, concordaram em receber suas campanhas promocionais.
Essa é uma das razões pelas quais é totalmente desaconselhável comprar mailing de mercado. Além da prática estar em desacordo com a LGPD, é muito provável que o e-mail profissional utilizado caia em black lists.
A Locaweb preparou um artigo explicando o que é Spam e porque evitá-lo. É possível ler o conteúdo neste link.
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