Uma conta de e-mail profissional mal gerenciada pode levar a um sério problema de perda de tempo. Mas isso pode ser revertido em produtividade usando as ferramentas certas!
Pense em um dia comum em um ambiente de trabalho. Alguém pergunta: “Posso te atrapalhar um pouquinho?” E você responde: “Pode falar. Eu só estava deletando uns e-mails.”
Nessas duas linhas já percebemos o quanto uma conta de e-mail profissional mal gerenciada pode ser problemática para a produtividade dos profissionais. Para quem trabalha de maneira independente ou tem uma empresa de pequeno porte, então, pode ser ainda pior, pois não há estrutura para distribuir as demandas.
Com a experiência de quem lida com tecnologia há 25 anos, podemos afirmar: o problema não está no e-mail profissional, e sim em seu uso. Pode ser falta de conhecimento de quem utiliza a ferramenta, pode ser comportamental – ou um misto dos dois.
Neste artigo, vamos falar sobre como transformar as ferramentas do próprio e-mail profissional em uma equipe de trabalho e dar dicas de como ter mais produtividade.
Conheça bem a sua ferramenta de e-mail
Para entender como as ferramentas de e-mail profissional podem ser úteis, é preciso conhecê-las. Investir tempo explorando as configurações do painel de controle do e-mail renderá produtividade e segurança mais adiante. Confie nessa orientação. Hoje, há meios muito práticos de fazer isso sem precisar quebrar a cabeça.
Faça uma exploração aleatória
Primeiro, não tenha medo de testar. As ferramentas, cada vez mais, são desenvolvidas para um uso intuitivo, com ações bem encadeadas umas nas outras.
O painel de controle da ferramenta de e-mail profissional da Locaweb, por exemplo, tem uma interface amigável para administrar, criar e configurar as contas de e-mail.
Dificilmente você vai travar o sistema. E, se houver qualquer problema, sempre dá para restaurar as configurações originais. Por isso, explore sem dó.
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Pesquise vídeos tutoriais da ferramenta
Essa é uma forma muito eficiente de aprender a tirar o melhor da ferramenta de e-mail. Os exemplos são dados com o uso do próprio e-mail, a narração costuma ser bem didática e é possível fazer essa pesquisa no seu tempo – acelerando e pausando de acordo com seu entendimento.
A Locaweb, por exemplo, tem um canal no YouTube com playlists inteiras sobre como configurar uma conta de E-mail e muito mais. Esse conteúdo é especialmente importante para dar autonomia de tempo para profissionais independentes e empresas que não contam com suporte de TI.
Utilize os guias de informação do painel de controle
Muitos painéis de controle de e-mail contam com breves explicações de suas funcionalidades. Muitas instruções aparecem assim que o ponteiro do mouse é colocado sobre a opção desejada. Outras contêm uma interrogação ao lado de cada opção, bastando clicar nela para ler a indicação do que ela faz.
Há ainda a barra de pesquisa, para que você digite uma pergunta sobre o uso de alguma funcionalidade do e-mail.
Como desenvolver uma rotina de uso do e-mail
O primeiro passo para usar o e-mail de forma eficiente é entender como você o utiliza hoje, qual tipo de conteúdo é direcionado para ele e se o potencial do gerenciador de e-mail está sendo bem explorado.
Depois, olhe para si mesmo e identifique se você é quem gerencia o e-mail ou se ele é que te gerencia. Algumas orientações para utilizar bem o e-mail são:
- Check points: estabeleça períodos do dia para checar os e-mails. O ideal é fazê-lo no início do horário de trabalho e em mais um ou dois momentos do dia.
- Notificações: esses avisos sonoros e visuais tiram o foco da atividade que você está realizando, prejudicando o que é importante. Deixe-as desativadas.
- Assinaturas: caso responda por diversos tipos de demandas em sua empresa, crie múltiplas assinaturas e use-as de maneira direcionada ao enviar, responder ou encaminhar os e-mails. Isso evita a necessidade de editar uma assinatura cada vez que precisar mudar de área. Aqui na Locaweb, essa ferramenta do e-mail profissional é bastante utilizada por nossos clientes.
- Filtre suas mensagens: o primeiro passo é criar pastas com os nomes de áreas ou assuntos geralmente tratados por e-mail. Por exemplo: Urgente, Importante, Delegar, Newsletter, Financeiro, Prospects, Contabilidade etc. Agora vem o pulo do gato: é possível filtrar uma mensagem com uma combinação de indicativos.
Você pode direcionar os informativos para a pasta de Newsletter apenas indicando o remetente no filtro. Pode indicar os e-mails da sua contabilidade pelo domínio do e-mail do escritório.
Pode até mandar algumas mensagens diretamente para o lixo eletrônico por meio de palavras-chaves que estejam no texto do e-mail. A facilidade é que essa automação roda durante todo o tempo em que o e-mail estiver aberto.
Isso já poupa um bom tempo de triagem e diminui a quantidade de e-mails que precisa ser analisada no detalhe. O filtro de mensagens da Locaweb foi desenvolvido para atender necessidades reais do dia a dia de profissionais e empresas.
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Respostas automáticas
Muitas pessoas subvalorizam essa ferramenta por não saber utilizá-la, restringindo-a aos avisos de ausência.
Criar respostas automáticas informando um prazo máximo para responder uma solicitação diminui a ansiedade de quem enviou o pedido. Nesse caso, é estratégico criar uma conta de e-mail separada para fazer a triagem das mensagens recebidas e direcionar as demandas.
Boas práticas de e-mail
O famoso jargão “essa reunião poderia ser um e-mail” nem sempre vale. Ao contrário, muitas vezes as trocas de e-mail viram uma conversa caótica, longa e que poderia ser uma reunião, vejam só.
Quem nunca se pegou lendo uma conversa gigantesca via e-mail, perdendo um tempo precioso para entender o que foi resolvido?
O e-mail é uma ótima ferramenta para fazer um primeiro contato, formalizar decisões, dar instruções, trocar documentos e resolver dúvidas. Se o assunto precisar de mais conversa, aplicativos conversacionais ou reuniões são o mais indicado.
Revise o conteúdo
Não envie o e-mail sem passar o corretor de ortografia, rever a linguagem utilizada e o “tom de voz”. Se o assunto for delicado, leia em voz alta para entender como a mensagem soa, além de verificar se a mensagem relata apenas fatos ou se tem opiniões envolvidas.
E-mails profissionais precisam ter uma linguagem clara, objetiva e cortês. Se a emoção ainda estiver muito presente, escreva e não envie. Dê um tempo, releia ou peça para alguém da sua inteira confiança ler junto. Não crie armadilhas para você.
O mundo corporativo é do tamanho de um quarteirão e ninguém sabe em qual esquina as pessoas podem se reencontrar.
Precisa funcionar para você
Nosso artigo tem muitas técnicas e recursos para extrair o melhor do e-mail profissional, mas essas dicas só vão te ajudar se estiverem alinhadas ao seu raciocínio. Portanto, escolha algumas soluções e teste as alternativas propostas aqui durante alguns dias.
O ideal é se perguntar: qual a minha maior dificuldade em fazer a gestão das minhas atividades? Faça uma relação, mapeie as deficiências e escolha as opções capazes de eliminar o problema.
Além disso, tenha consistência de que as técnicas demoram um tempo para se tornarem hábitos. Hábitos precisam de repetição para se tornarem um modo de agir consistente. E ambos precisam de quase nada para se tornarem uma desistência.
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