Quanto tempo voc\u00ea gasta na gest\u00e3o de e-mails todos os dias? Talvez a resposta para essa pergunta n\u00e3o esteja na ponta da l\u00edngua, mas, se por um momento voc\u00ea questionou o impacto dessa atividade para a sua produtividade, talvez seja o momento de repens\u00e1-la.<\/p>\n\n\n\n
Embora tenha o objetivo de facilitar a comunica\u00e7\u00e3o, o e-mail pode se tornar uma ferramenta contraproducente no dia a dia de um empreendedor<\/u><\/a>, se n\u00e3o for gerenciado de forma inteligente.<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, pense nos cen\u00e1rios a seguir!<\/p>\n\n\n\n Algumas dessas situa\u00e7\u00f5es soam familiar? Se sim, voc\u00ea precisa imediatamente otimizar a gest\u00e3o de e-mails no seu dia a dia. Para isso, trouxemos neste post algumas dicas valiosas. Acompanhe!<\/p>\n\n\n\n Em primeiro lugar, n\u00e3o deixe seu programa de e-mail aberto o dia todo. Alertas e bipes das mensagens recebidas podem interromper seu fluxo de trabalho e deix\u00e1-lo fora de foco. Em vez disso, programe blocos de tempo espec\u00edficos ao longo do dia para verificar as mensagens recebidas.<\/p>\n\n\n\n Se voc\u00ea estiver executando uma tarefa que exige muita concentra\u00e7\u00e3o, voc\u00ea pode, inclusive, marcar em seu calend\u00e1rio online e definir sua disponibilidade como \u201cocupado\u201d. Se necess\u00e1rio, desligue o celular e feche a porta do escrit\u00f3rio para evitar interrup\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Em suma, a quantidade de tempo necess\u00e1ria para revisar e-mails e respond\u00ea-los depender\u00e1 da frequ\u00eancia com que voc\u00ea verifica as mensagens e quantas recebe normalmente. Pode ser mais eficaz, por exemplo, dedicar 10 minutos a cada hora para realizar essa atividade ou verificar a caixa de entrega apenas duas ou tr\u00eas vezes por dia.<\/p>\n\n\n\n Embora a maioria dos e-mails possa ser exclu\u00edda, voc\u00ea provavelmente desejar\u00e1 reter as mensagens relacionadas a aspectos importantes da sua empresa. As correspond\u00eancias entre clientes<\/u><\/a>, colegas e funcion\u00e1rios podem ajudar a esclarecer quaisquer falhas de comunica\u00e7\u00e3o. A maioria dos programas de e-mail permite que os usu\u00e1rios marquem mensagens com r\u00f3tulos ou categorias espec\u00edficas.<\/p>\n\n\n\n Priorize, agrupe, classifique e arquive mensagens para manter sua caixa de entrada organizada. Quanto melhor o seu sistema de arquivamento, mais f\u00e1cil ser\u00e1 localizar e-mails espec\u00edficos quando voc\u00ea precisar deles. Crie categorias principais para assuntos amplos, como os seguintes: clientes<\/u><\/a>, projetos e finan\u00e7as.<\/p>\n\n\n\n Em seguida, use subcategorias para enviar e-mails relacionados a clientes ou projetos espec\u00edficos. Antes de enviar uma mensagem, verifique se a linha de assunto \u00e9 amig\u00e1vel para uma pesquisa. Se n\u00e3o descrever com precis\u00e3o o conte\u00fado do e-mail, edite a linha de assunto antes de ser categorizada e arquivada.<\/p>\n\n\n\n Tomar decis\u00f5es r\u00e1pidas e buscar a\u00e7\u00e3o imediata ajudar\u00e1 a manter sua caixa de entrada de e-mail sob controle. A ideia \u00e9 n\u00e3o atrasar o que pode ser realizado imediatamente.<\/p>\n\n\n\n Ao verificar suas mensagens, procure na caixa de entrada por e-mails que possam ser imediatamente exclu\u00eddos, como spam ou e-mails promocionais. Em seguida, selecione as mensagens que n\u00e3o exigem uma resposta e exclua ou arquive-as. Depois de reduzir o n\u00famero de mensagens na sua caixa de entrada, voc\u00ea poder\u00e1 avaliar melhor quais s\u00e3o as mais cr\u00edticas.<\/p>\n\n\n\n N\u00e3o deixe que e-mails importantes sejam armazenados em sua caixa de entrada por dias. A menos que esteja de f\u00e9rias, responda dentro de 48 horas. Responda ao remetente assim que voc\u00ea ler a mensagem dele.<\/p>\n\n\n\n Se voc\u00ea n\u00e3o puder responder imediatamente, comunique ao remetente que voc\u00ea recebeu a mensagem e entrar\u00e1 em contato em breve.<\/p>\n\n\n\n Em suas constantes pesquisas na web, voc\u00ea provavelmente se inscreve para receber uma boa quantidade de boletins informativos e feeds dos quais alguns voc\u00ea perde o interesse posteriormente.<\/p>\n\n\n\n Se voc\u00ea se encontrar excluindo repetidamente o e-mail de suas assinaturas, \u00e9 sinal de que voc\u00ea deve cancelar a inscri\u00e7\u00e3o imediatamente. Boletins informativos e an\u00fancios podem sobrecarregar sua caixa de entrada e esconder mensagens importantes.<\/p>\n\n\n\n Cancele tamb\u00e9m a inscri\u00e7\u00e3o para receber mensagens de remetentes espec\u00edficos, caso voc\u00ea n\u00e3o queira mais receber essas mensagens ou n\u00e3o tiver tempo para l\u00ea-las. Para tornar o processo de descadastramento mais r\u00e1pido e f\u00e1cil, pesquise na sua caixa de entrada o termo \u201ccancelar esta assinatura\u201d \u2014 ou similares. Revise os resultados da pesquisa e determine os e-mails que continuar\u00e3o sendo bem-vindos e as mensagens preferenciais.<\/p>\n\n\n\n Os gerenciadores de e-mail podem dar mais agilidade para lidar com a troca de mensagens. Eles podem auxiliar na organiza\u00e7\u00e3o do fluxo de e-mails<\/a> enviados e recebidos e permitir um maior controle sobre as informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Essas ferramentas s\u00e3o capazes de reconhecer o assunto de cada um dos e-mails e acompanhar o movimento de cada solicita\u00e7\u00e3o. Dessa forma, voc\u00ea pode priorizar os assuntos mais urgentes e resolv\u00ea-los em tempo h\u00e1bil.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, \u00e9 poss\u00edvel gerenciar mais de uma conta de e-mail em uma \u00fanica plataforma, o que pode ser uma grande vantagem para quem lida com diferentes tipos de entradas \u2014 marketing, fornecedores<\/u><\/a>, clientes, etc.<\/p>\n\n\n\n Outra grande vantagem que os gerenciadores de e-mail proporcionam \u00e9 que eles permitem que voc\u00ea trabalhe com seus e-mails mesmo quando estiver offline. Isso pode ser fundamental para que voc\u00ea consiga organizar uma rotina de leitura de mensagens, como citamos no primeiro t\u00f3pico.<\/p>\n\n\n\n Talvez este seja um dos grandes desafios na gest\u00e3o de e-mails, mas, sem d\u00favida, \u00e9 uma meta que deve ser perseguida. A ideia aqui \u00e9 seguir a estrat\u00e9gia desenvolvida por Merlin Mann, famoso escritor e podcaster americano: a Inbox Zero<\/u><\/a>. O objetivo? Manter sua caixa de entrada 100% vazia.<\/p>\n\n\n\n Para fazer isso, sempre que verificar a sua caixa de entrada e ler os e-mails recebidos, responda-os, mova-os para pastas espec\u00edficas ou crie uma tarefa a partir da solicita\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n H\u00e1 alguns grandes benef\u00edcios ao utilizar esse m\u00e9todo: tudo \u00e9 sempre tratado e voc\u00ea n\u00e3o perde tempo relendo um e-mail pela terceira vez antes de realmente agir.<\/p>\n\n\n\n Como voc\u00ea p\u00f4de ver, existem algumas estrat\u00e9gias eficientes na gest\u00e3o de e-mails. Se voc\u00ea estabelecer uma rotina, utilizar as ferramentas certas e criar metas di\u00e1rias, tudo isso pode ser revertido em produtividade para o seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n\n
Crie uma rotina de leitura de e-mails<\/h2>\n\n\n\n
Organize os tipos de mensagens por r\u00f3tulos ou pastas<\/h2>\n\n\n\n
Responda as mensagens urgentes na hora<\/h2>\n\n\n\n
Reveja em quais sites possui inscri\u00e7\u00f5es<\/h2>\n\n\n\n
Conte com um gerenciador de e-mails<\/h2>\n\n\n\n
Estabele\u00e7a a meta di\u00e1ria da caixa de entrada vazia<\/h2>\n\n\n\n